Vijf tips voor het betrekken van de juiste mensen bij technologie

Het is de succesvolle samenwerking die voor verandering zorgt binnen jouw organisatie. Hier kun je niet omheen als je wilt dat technologie ook echt wordt gebruikt. De menselijke kant is dus net zo belangrijk als de technische kant. Maar hoe doe je dat goed? Wij geven je vijf tips.

1. Betrek de juiste mensen vanaf het begin

Denk aan de projectmanager, bestuurder, cliënten, naasten, behandelaars en begeleiders, IT-specialist, communicatiemedewerker, HR-adviseur en de onderzoeker. Zijn zij overtuigd van het doel en het nut van het gebruik van de technologie? Dan is je kans op succes vele malen groter.

2. Zie en behandel iedereen als gelijkwaardig

Zorg bijvoorbeeld dat mensen op de werkvloer het idee steunen. Dit doe je door medewerkers en cliënten vanaf het begin aan te betrekken. Help ze ook om de kansen van zorgtechnologie en vernieuwing te zien. Dit kun je bijvoorbeeld doen door projecten van andere organisaties te laten zien. Denk daarbij aan projecten waarin zorgtechnologie ook echt succesvol wordt gebruikt. Behandel cliënten en medewerkers gelijkwaardig. Zorg dat hun inbreng echt telt. Hierdoor zullen zij ook sneller de toegevoegde waarde van technologie ervaren. Meer weten over samenwerken met cliënten? Gebruik dan de wegwijzer ‘Op weg met cliënten, familie en verwanten’.

3. Richt een projectteam op dat uit mensen met verschillende functies bestaat

Betrek mensen met verschillende functies bij je project. Het liefst uit verschillende lagen uit de organisatie. Dus niet alleen uitvoering, maar bijvoorbeeld ook management. Hierdoor krijg je een compleet beeld van het vraagstuk. Ook krijg je daardoor goed zicht op de situatie en de dingen die daarin belangrijk zijn. Een vast projectteam zorgt voor meer inzet. Zowel van de projectmedewerkers als de gehele organisatie. Het maakt het makkelijker om taken te verdelen en op tijd op te pakken. Hierdoor wordt de kans op succes groter en het risico op vertraging kleiner. Het zogeheten ‘RACI-model’ helpt je om met elkaar te bespreken wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft.

Voorbeeldvraag vanuit cliënten: ‘Ik wil zelfstandig koken en kunnen bepalen wat ik eet. Hierdoor kan ik mezelf beter redden.’

4. Beschrijf het vraagstuk vanuit de cliënt

De inzet van technologie hoort een antwoord te zijn op een vraag/behoefte van cliënten. Maar dan moet je eerst weten wat de vraag is. Betrek daarom cliënten om deze vraag helder te krijgen. Werk met hen samen en leg het vraagstuk ook tussendoor aan hen voor. Maak de vraag daarbij klein genoeg en koppel het aan persoonlijke situaties. Hierdoor zul je makkelijker voorbeelden kunnen noemen. Het helpt om daarbij te beschrijven hoe de technologie verschil gaat maken in het dagelijks leven van een cliënt.

  • Voorbeeld uit de praktijk: de vraag helder krijgen

    Cosis is een van de deelnemende zorgorganisaties binnen de Innovatie-impuls. Uit hun onderzoek blijkt dat veel cliënten zich regelmatig eenzaam voelen. Om de vraag helder te krijgen heeft Cosis enkele bijeenkomsten georganiseerd. Albert Scholte, Programmaleider bij Cosis: ‘Hierin vroegen we onder andere wat de cliënten zou helpen om het gevoel van eenzaamheid te verminderen. Na een aantal verdiepende vragen werd de zorginhoudelijke vraag steeds duidelijker: Help mij over de drempel om in contact te komen.’ Scholte: ‘Er zijn al veel goede ideeën voor het opzoeken van sociaal contact. Maar cliënten hebben juist iemand nodig die hen over de drempel helpt. Zodat ze ook echt de deur uitgaan en aan activiteiten gaan deelnemen. Zonder het betrekken van cliënten waren we nooit zo vroeg al zo goed tot de kern gekomen. Zelf zijn we gewend om heel breed te kijken. Maar de vraag helder en precies maken, dat is de echte uitdaging.’

5. Gebruik persona's

Een persona is een beschrijving van een type cliënt. Met persona’s kruip je als het ware in de huid van de mensen die belangrijk zijn bij het gebruik van technologie. Hierdoor komen ze tot leven. Je krijgt kennis en inzicht in wat iemand denkt, voelt en wilt. Je sluit daardoor aan op wat hij wil, in plaats van wat je dénkt dat hij wil.

Hoe gebruik je persona’s?

Hang de persona’s op als posters op jouw organisatie. Denk na over beslissingen door een persona mee te nemen in een overleg. Wat zou je persona van deze beslissing vinden? Wil je iets vertellen/schrijven over je technologieproject? Denk dan na hoe de persona de informatie graag wilt ontvangen. Of organiseer een workshop rondom ‘Denken in persona’s’. Gebruik ze daarbij als startpunt voor een gesprek over rol- en taakverdeling bij de toepassing van technologie. Hoe kan iedereen het beste bijdragen? En wat zijn ieders kwaliteiten en taken? Zo motiveer je de juiste mensen. Lees meer over de persona’s die we voor de Innovatie-impuls hebben ontwikkeld.

Innovatie-impuls

  • Binnen de gehandicaptenzorg bestaan al veel mooie initiatieven op het gebied van technologische innovatie. Met de Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg van het programma Volwaardig leven wil het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) het voor cliënten en zorgverleners gemakkelijker maken om technologie toe te passen. Technologie die in de ogen van cliënten of naasten echt waarde toevoegt en hen ondersteunt. Academy Het Dorp en Vilans coördineren het programma en voeren het uit, ondersteund door adviseurs, experts en veldspecialisten.